Pályázni kizárólag olyan írással, illetve fotókkal lehet, amelyek egyedüli és kizárólagos szerzője a pályázó, továbbá nem sértik harmadik személyek személyiségi jogait. Amennyiben a beküldött cikk vagy fotók mégis sértik más személyek szerzői vagy egyéb személyiségi jogait, akkor az abból fakadó bármilyen igény tekintetében a pályázó teljes jogi felelősséggel tartozik.

A pályázó a pályázati anyag elküldésével automatikusan elfogadja a pályázati feltételeket, és egyben hozzájárul ahhoz, hogy a kiíró – a szerző nevének feltüntetésével – a cikket, illetve a képeket korlátozás nélkül, térítésmentesen felhasználja.

A kiíró tájékoztatja a pályázókat, hogy a szerkesztett, képekkel illusztrált élménybeszámolókat elsősorban a kupa weboldalán (cartographiakupa.hu), a saját honlapján (cartographia.hu), illetve közösségi oldalán (facebook.com/terkepek) teszi közzé. A kiíró nem vállal kötelezettséget arra nézve, hogy minden beérkező pályaművet közzétegyen a felsorolt felületeken. Előzetes egyeztetést követően a kiíró a közzétett anyagban a szerző saját blogjára, weboldalára mutató linket kérésre elhelyezhet.

Az éves díjat elnyerő élménybeszámoló (illetve a hozzá kapott képek) bekerül a 2024-es igazolófüzetbe, minden további nyomdai felhasználásról a kiíró előzetesen egyeztet a szerzőkkel, mind az év során kapott cikkek, mind a fotók vonatkozásában.